POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Document Colombia S.A.

 GENERALIDADES:

Mediante la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales. Por medio de dicha regulación se desarrolla el derecho constitucional que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías  constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. Document Colombia S.A. en cumplimiento de la normatividad señalada, por medio del presente documento, desarrolla la política para el tratamiento de datos personales que será adoptada por la Empresa, así como la manera y las características del tratamiento que se le debe dar a los datos, con el fin de garantizar la protección de los datos personales que reposan en sus bases de datos y archivos garantizando el derecho  constitucional que tienen todas la personas a conocer actualizar y ratificar dicha información.

CONCEPTOS GENERALES: De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se entiende por:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; este puede ser: Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).

4. Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. Asimismo, los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co), los cuales pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

5. Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato.

6. Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general. Dentro de dicha categoría es posible encontrar el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social, entre otros.

7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

9. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

10. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

11.Habeas Data: De conformidad con lo dispuesto en la ley 1266 de 2008, es el Derecho Constitucional que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales.

12. Terceros: Cualquier persona natural o jurídica distinta de Document Colombia S.A., sus proveedores, clientes y contrapartes. Asimismo, para efectos de la presente política, se entenderá como tercero cualquier persona natural o jurídica que no se encuentre facultada bajo un vínculo contractual, para conocer información confidencial y/o datos personales contenidos en las bases de datos de la Compañía.

OBJETIVOS GENERALES

1. Cumplir con Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia que establece derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.

2. Establecer políticas y desarrollos temáticos al interior de Document Colombia S.A. respecto al cumplimiento de la legislación Colombiana que den un cumplimiento eficiente y eficaz en el manejo y protección de datos de carácter personal.

ALCANCE: El personal que se encuentre laborando para la empresa Document Colombia S.A. deberá acatar y velar por el cumplimiento de la presente política. Las áreas que tienen mayor interacción con la administración y/o manejo de datos personales, deben observar con mayor rigor el cumplimiento y aplicación a la Ley, asegurar el cumplimiento de la misma y de cualquier norma o disposición que la complemente adicione o modifique. Todas las disposiciones que la regulación colombiana establezca en relación con el manejo de información, bases de datos y habeas data se entienden incorporadas a la presente política.

ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política será aplicable a las bases de datos que administra Document Colombia S.A. y que contengan información personal, que haya sido conocida por la empresa en virtud de las relaciones comerciales con sus clientes, proveedores y colaboradores. 

PRINCIPIOS PARA EL MANEJO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Document Colombia S.A. dará estricto cumplimiento a los principios rectores que se exponen en el Artículo 4 del Título II de la ley 1581 del 2012, establecidos para la protección de datos personales, los que se aplicarán de manera integral y que a continuación se citan:

1. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo a la Ley y a la Constitución Política, la cual debe ser informada al Titular.

2. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento,  previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

3. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

4. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del

Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le correspondan.

5. Principio de acceso restringido: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

6. Principio de circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados según las disposiciones de ley.

7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a guardar reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por ley.

9. Principio de legalidad: El tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en las disposiciones contenidas en la ley que la desarrollen.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES: Document Colombia S.A. velará porque los datos personales sean tratados de manera adecuada, ajustada a la ley y de conformidad con las siguientes finalidades:

1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post contractual en relación con cualquiera de los servicios ofrecidos o requeridos, o respecto de cualquier negociación que se tenga o inicie con Document Colombia S.A.

2. Prestar los servicios relacionados en su objeto social, tales como: la prestación de asesorías y servicios relacionados con la Ingeniería y Administración en general y particularmente con el diseño de sistemas de información, entre otros.

3. Verificar el cumplimiento de requerimientos regulatorios, posibles conflictos de interés, viabilidad financiera, jurídica y comercial devengada de las relaciones comerciales con sus clientes y proveedores.

4. Aportar información que sirva de soporte en procesos de auditoria externa/interna.

5. Enviar y/o Recepcionar mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.

6. Contactar a Clientes, Empleados o Proveedores para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.

7. El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y en la medida que se cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

- Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

- Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización correspondiente. Todo Responsable y Encargado involucrado en el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

Document Colombia S.A. - NIT: 900.996.250-3

Calle 57 N° 24 - 21 Bogotá, D.C.

Teléfono Fijo: 702 36 50 Teléfono Móvil: 3102701517

Correo Electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

DEBERES DE Document Colombia S.A., en su calidad de Responsable del Tratamiento de los datos, cumplirá los siguientes deberes:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta.

8. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de los datos personales y/o por las personas autorizadas para actuar en su nombre.

9. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

10. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en relación con el cumplimiento del Régimen

General de Protección de Datos Personales.

DERECHO DE LOS TITULARES. El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Document Colombia S.A. a través del correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.  como a la línea (1) 702 36 50. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Document Colombia S.A., salvo cuando se trate de datos personales respecto de los cuales la Ley 1581 de 2012 expresamente exceptúa la autorización como requisito para el Tratamiento.

3. Ser informado por Document Colombia S.A., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, y en el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento y se encuentren en las bases de datos de la compañía.

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:

- Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.

- Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

- Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos, conforme a la ley.

- Los causahabientes quienes deberán acreditar el parentesco adjuntando documento que soporte dicho parentesco y copia de su documento de identidad.

AUTORIZACIÓN IRREVOCABLE PARA CONSULTA Y CIRCULACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Para la recolección y el tratamiento de los datos personales, se requerirá la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual será obtenida mediante un formulario físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio Web o correo electrónico, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos. En la solicitud de autorización se informará sobre los datos que serán recolectados y su finalidad, así como los derechos que le asisten al Titular y la información de contacto de Document Colombia S.A. Esta autorización estará disponible para consulta posterior por parte del Titular.

El CLIENTE autoriza a DOCUMENT COLOMBIA S.A. para que obtenga y suministre informaciones relativas a él y al cumplimiento de sus obligaciones de conformidad con la Política de Protección de Datos de DOCUMENT COLOMBIA S.A., la cual se entiende aceptada por todos los usuarios al momento de suscribir los servicios. De igual forma EL CLIENTE autoriza a DOCUMENT COLOMBIA S.A. para utilizar sus datos personales para prevención y control de fraude; para efectuar análisis estadísticos los cuales podrán ser utilizados por DOCUMENT COLOMBIA S.A. y para utilizar dichos datos en beneficio propio o de terceros con los cuales se haya celebrado convenio para envío y recepción de cualquier tipo de información con fines comerciales o publicitarios propios de DOCUMENT COLOMBIA S.A. o de terceros, en Colombia o en el exterior.

OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDAD DE LOS TITULARES: Condiciones de uso  del servicio: Sin perjuicio de las Condiciones de Uso del SERVICIO que en su caso establezca DOCUMENT COLOMBIA S.A., el CLIENTE se compromete a utilizar, los servicios incluyendo los Servicio Web, cualquier información, mensaje, gráfico, dibujo, archivo de sonido o imagen, fotografía, grabación, software y, en general, cualquier clase de material o servicio obtenido, transmitido, difundido o puesto a disposición del CLIENTE o terceros (en adelante, “los CONTENIDOS”), de conformidad con la ley, la moral, las buenas costumbres generalmente aceptadas y el orden público, así como a abstenerse de utilizarlos con fines o efectos ilícitos, prohibidos del presente ACUERDO, lesivos de los derechos e intereses de terceros, o que de cualquier forma puedan dañar, inutilizar, sobrecargar o deteriorar lo contenidos, el servicio web, los equipos informáticos de otros CLIENTES o de otros usuarios (hardware y software) así como los documentos, archivos y toda clase de contenidos almacenados en sus equipos informáticos (hacking), o impedir la normal utilización o disfrute del Servicio Web, equipos informáticos y documentos, archivos y contenidos de los demás CLIENTES y de otros usuarios.

En particular, el CLIENTE se compromete a: abstenerse de realizar cualquier infracción o tentativa de infracción a los derechos de propiedad intelectual, tales como: (a) reproducir o copiar, distribuir, permitir el acceso del público a través de cualquier modalidad de comunicación pública, transformar o modificar los CONTENIDOS, a menos que se cuente con la autorización del titular de los correspondientes derechos o ello resulte legalmente permitido; (b) suprimir, eludir o manipular el "copyright" y demás datos identificativos de los derechos de los titulares incorporados a los CONTENIDOS, así como los dispositivos técnicos de protección, las huellas digitales o cualquier mecanismo de información que pudieren incluir los

CONTENIDOS; (c) utilizar los CONTENIDOS de forma o con efectos contrarios a la ley, a la moral y a las buenas costumbres generalmente aceptadas o al orden público, (d) transmitir o difundir elementos que, por sus características (tales como extensión, formato, etc.) dificulten el normal funcionamiento del SERVICIO. Los cracks, números de serie de programas o cualquier otro contenido que vulnere derechos de la propiedad intelectual de terceros. La recogida y/o utilización de datos personales de otros usuarios sin su consentimiento expreso o contraviniendo que surjan en relación con el tratamiento de datos personales (Ley 1581 de 2012 y Ley

1266 de 2008 y normas que las complementen, sustituyan, modifiquen o adicionen)

CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN: De conformidad con la Ley

1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

2. Datos de naturaleza pública.

3. Casos de urgencia médica o sanitaria.

4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. i) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

TIPOS DE BASES DE DATOS EN Document Colombia S.A.

Base de datos de clientes: Tienen como finalidad utilizar los datos para la debida prestación de los servicios adquiridos por el titular con Document Colombia S.A., así como cumplir con los requerimientos legales en desarrollo de la relación comercial que incluye el envío de publicidad y actividades de marketing digital y toda la información pertinente dentro del desarrollo de los servicios ofrecidos por Document Colombia S.A. Ésta también tiene como finalidad tener un contacto con potenciales clientes con el fin de presentarle los y servicios ofrecidos por la empresa.

Base de datos de Proveedores: La base de datos de Proveedores tiene como objeto contar con información actualizada y suficiente acerca de las personas que tienen la calidad de Proveedores de Document Colombia S.A. o quisieran tenerla.

Base de datos de Empleados: La base de datos de empleados, busca tener actualizada la información de los empleados de la compañía. Dicha información permite que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada y logra una mejor comunicación entre la compañía y sus colaboradores.

PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.

Consultas: El Titular podrá consultar la información que sobre él repose en las bases de datos y el uso que se le ha dado a sus datos personales. También podrá solicitar prueba de la autorización otorgada a Document Colombia S.A. para el tratamiento de sus datos personales. Para la atención de las consultas se dispone del encargado de la Empresa y se han habilitado los siguientes medios:

Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Comunicación escrita: Dirigida a Document Colombia S.A. enviada a la Calle 57 N° 24-21 - Teléfono: (1) 702 36 50 

Ø El Titular deberá indicar su nombre completo y su número de identificación, así como el correo electrónico en que recibirá la respuesta a su consulta.

Ø Las solicitudes presentadas a través de documento escrito o vía correo electrónico, serán tramitadas y las respuestas sólo serán remitidas a la dirección electrónica autorizada por el cliente.

Ø Para el caso de causahabientes, se solicitará carta autenticada en la que los beneficiarios de ley den autorización a la persona a realizar consultas sobre los productos de un cliente fallecido, copia de la cédula del autorizado a solicitar información, copia del acta de defunción, documento que soporte el parentesco, en caso se trate de hijos o esposas.  Finalmente, la información se remite a la dirección electrónica autorizada en la carta.

Ø Todas las consultas serán atendidas en un término no superior a ocho (08) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender la consulta dentro del término indicado, se informará al interesado el motivo de la demora, señalando además la fecha en que se dará respuesta a su consulta. De cualquier manera, la nueva fecha no será superior a ocho (08) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial de ocho (08) días.

Ø Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por Document Colombia S.A. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que desee revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos podrá presentar un reclamo, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

o  El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Document Colombia S.A., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos sesenta (60) días desde la fecha del requerimiento, sin que solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

o  El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial de quince (15) días.

o  El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Document Colombia S.A.

CAMBIOS A ESTA POLÍTICA. Document Colombia S.A., se reserva la facultad de modificar en cualquier momento la presente Política. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la información mediante el envío de un aviso al correo electrónico que hayan registrado, antes de o a más tardar al momento de implementarlos, informándoles que podrán consultar la nueva Política en el portal. En dicho aviso se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva Política. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los titulares una nueva autorización para aplicar las mismas, el cual tendrá un término no mayor a treinta (30) días calendario para aceptar o rechazar los cambios, salvo en el caso que se deban a mandatos constitucionales o con fuerza de ley.

Document Colombia S.A.

Nit. 900.996.250 – 3