Sistema Inicial: El cliente compraba sus equipos de impresión y operaba un Centro de Copiado para uso interno y para venta de fotocopias a visitantes. La carpeta única de los pacientes se llenaba con la información fotocopiada (soportes, formulaciones, despachos de medicinas) de los pacientes en el Ingreso y en cada uno de los servicios que se realizaban en la Clínica; este es un elemento fundamental para generar las Glosas y por ende la facturación.

Los problemas a los que se enfrentaba el cliente internamente, es a la poca eficiencia, altos costos e improductividad en los procesos de impresión y copiado, teniendo que dedicar recursos a una labor que no es de su CORE de Negocios.

Los problemas generados por el procesos de carpeta única en fotocopias eran las pérdidas de documentos y soportes, problemas en la generación de la facturación, reprocesos, devoluciones de facturas, etc.

Sistema Propuesto: Document Colombia realizó un estudio y propuso un cambio en todo el esquema: arrendó la plataforma de impresión y copiado y colocó multifuncionales en los lugares en donde el copiado era necesario; la administración la realiza al 100% Document Colombia tanto en los procesos administrativos, logísticos, técnicos y de servicios a la plataforma, software necesarios para el tracking, etc. El cliente redujo en más de un 40% sus costos internos operativos.

Document instaló en Centro de Fotocopiado colocándolas personas, los equipos necesarios para prestar el servicio, cobrar y facturar a público. En cuanto al proceso de carpeta única de pacientes colocó un multifuncional en cada proceso o servicio que prestaba la clínica y configuro y programó en el MFP los procesos de digitalización y carga de documentos a la carpeta, de manera, que desde el ingreso, solo se digitaliza la información del paciente y en cada servicio prestado se digitalizan y cargan los soportes que sirven para glosas y facturación.

Se redujo la perdida de documentos, mejoró la productividad en el proceso de glosas y facturación y redujo ostensiblemente el rechazo de facturas por parte de la EPS.