Sistema Inicial:
Proceso del Cliente: Una entidad comercial genera documentación en determinada área, con el fin de presentar evidencias de sus procesos administrativos esto genera una cantidad de documentos físicos.
Problema en el Cliente: la entidad comercial del cliente se enfrenta al reto de presentar los soportes y la información de su labor y eventualmente tendría que realizar labores de: alistamiento, ordenación, digitalización e indexación para obtener una recuperación de información eficiente. Esto implica tener un Know How ajeno a la empresa, comprar equipos, contratar personas de perfiles nunca contratados, considerar un espacio físico, custodiar documentos, comprar PC´s y servidores para la operación, considerar un software de gestión documental, etc.
Sistema Propuesto:
Document propone al cliente realizar un Proyecto BPO (Business Process Outsourcing) en el que se analiza el proyecto del cliente y se le propone realizarlo Out House, es decir, en las instalaciones de Document y Document coloca la infraestructura de personas, conocimiento, escáner, equipos, etc.
El proceso interno de digitalización es el siguiente:
- Se prepara el documento (Pre alistamiento)
- Reconocimiento de las unidades documentales
- Obtención de imágenes digitales a través de la captura en el escáner
- Indexación, la cual será utilizada como motor de búsqueda de información
- Rotulación y ordenación de los documentos físicos.
Inicialmente se entrega un documento el cual contiene una guía para realizar el proceso y donde se explica los tipos de documentos que se manejan y las unidades documentales que manejan.
El reconocimiento de la información, lectura e interpretación del proyecto inicia en ejecución cuando las integrantes del área de Gestión Documental realizan pruebas efectuando los requerimientos del cliente; los documentos dependiendo su formato (carpetas, libros cosidos) son desempastados y alistados mandarlos para tener un manejo apropiado de los documentos, posteriormente se realiza la foliación (numeración de documentos) y pre alistamiento (conservar el orden del libro y pegar los documentos de tamaño menor a una hoja carta a una hoja de papel reciclado, retirar canchos de cosedora y restaurar los documentos que tengan algún tipo de daño).
Después de tener la información clara, de comunicaciones con el cliente y la empresa prestadora del servicio (Document) se obtiene el visto bueno de la prueba piloto, así que se realizan unas guías para ajustar el proceso interno y seguir el modelo acordado.
Llegan almacenados en formatos físicos la información, se genera un inventario y se realizan las etapas respectivas hasta finalizar con la elaboración un archivo el cual contiene las imagines digitales, las listas de indexación y las cajas con los documentos físicos del cliente.
